*******************************************************************************************

For noen omstillingsevner!

Rådmann Knut Underbakke

Rådmann Knut Underbakke Skjermbilde    –Jeg er mektig imponert over ansatte som ser etter muligheter og av innbyggere som melder seg til tjeneste og finner løsninger. Samtidig kjenner jeg på den krevende situasjonen dette er for mange som nå mister inntektsgrunnlaget sitt.

Det sier rådmann Knut Underbakke etter snart én måned i koronatid. Han var selv i Dublin i begynnelsen av mars, få dager etter møtet med ledergruppa og ordfører 2. mars, der kommuneoverlegen var til stede og koronasituasjonen var tema. Han husker han var i tvil om han skulle reise. Ting hadde begynt å dra seg til, men ikke helt.

Alvorsuken
Én uke senere, mandag 9. mars, når ordfører og rådmannens ledergruppe igjen møtes sammen med kommuneoverlegen, er alt kommet mye nærmere. Da er Italia og Østerrike kjent som smittekilder, og viruset som startet så langt fra oss, brått kommet atskillig tettere på.

–Med kommunalsjefen for helse og velferd i spissen, begynte vi helt konkret å se på hva dette kunne bety for oss, oppgir Underbakke.

12. mars, når regjeringen kommer med sin beslutning om å stenge ned skoler og barnehager, frisør- og hudpleiesalonger og treningssentre med umiddelbar virkning, stenges også Storahuset fra én dag til den neste, og de ansatte får beskjed om å jobbe hjemmefra.

Smittevernstiltak
–Vi flyttet så mange som overhodet mulig for å redusere smittefaren. Flere kommunale bygg, som blant annet Veveriet, ble også stengt ned, og vi satte beredskapsledelse allerede torsdag 12. mars, forteller rådmannen.

I tillegg til ordfører og rådmann, består kommunens beredskapsledelse av økonomisjef, personal- og organisasjonssjef, næringssjef, som i beredskapstid fungerer som kommunikasjonsansvarlig, beredskapsleder, kommunalsjefen for oppvekst, kommunalsjef for kultur og samfunn og kommunalsjefen for helse og velferd.  

Han beskriver den første tiden som å gå inn i en boble.
–I starten møttes vi til digitale møter hver morgen og ettermiddag og brukte vel halvannen uke på å håndtere den prekære situasjonen som nærmest ble kastet over oss.

Normal- og krisesituasjon samtidig

Nå, nesten fire uker senere, gjelder det å tenke både normaldrift og krisesituasjon samtidig.

–De av våre folk som fysisk er på jobb, er helsepersonell, barnehagepersonell, lærere og de som kjører renovasjon og tar vannprøver. På Storahuset skal der ikke være folk, sier han.

Å oppleve hvordan de ansatte «bare fikser ting», har imponert ham disse ukene:
–IKT-avdelingen har stått på for at alle skal ha de de trenger på sine hjemmekontorer og bidratt med support og tekniske løsninger. Flere av medarbeiderne våre har både ungdommer, barn og småbarn hjemme, samtidig som de skal utføre en jobb. Det er ikke enkelt. Likevel funker det.  

De ansatte bruker «Teams» og andre digitale verktøy i samhandling med andre.
–Vi har hatt infrastrukturen, men aldri vært i nærheten av å bruke den som nå. Takk og pris for at vi er en kommune som ligger i forkant!

Krever mer av oss
Han forteller at de nå møtes annen hver dag i beredskapsledelsen og i større grad forsøker å konsentrere seg om daglig drift.

–Det økonomiske bekymrer oss. Vi skal inn i en krevende tid der utgiftsbehovet vokser langt mer enn inntektene våre. Dette er noe vi har vært oss bevisst, også før korona, men nå framover vil det måtte kreve enda mer av oss. Det er to dimensjoner her; den ene er de ekstrautgiftene situasjonen krever, den andre er inntektene som uteblir fordi folk ikke er i jobb. Derfor har vi også kalt inn til ekstraordinært formannskapsmøte.  

Hvordan innbyggere og ansatte har grepet mulighetene og funnet nye handlingsrom, gjør ham stolt.

–Den digitale personalfesten til Ålgård skole er ett eksempel, et annet er arkivmedarbeideren som arkiverer hjemmefra. Det blir en lang reise som vil kreve at vi driver kommune på en annen måte og også lever annerledes. Men det skal vi få til – sammen!

***************************************************************************************

Opplever at vi drar i lag

Kommunalsjef helse og velferd, Lillian Ydstebø

Kommunalsjef helse og velferd Lillian Ydstebø Skjermbilde  -Siden 4. mars har arbeidet til kommunalsjef Lillian Ydstebø i stor grad dreid seg om å sørge for at innbyggerne får den informasjonen de trenger, at tjenesteområdene vet hvordan de skal forholde seg til smittevern og at det er helsepersonell nok.

Allerede 24. januar fikk Gjesdal kommune en henvendelse fra fylkesmannen om å opprette et kontaktpunkt i forbindelse med utviklingen av Korona viruset. Det var naturlig at Lillian Ydstebø, sammen med kommuneoverlegen, fikk dette ansvaret, så lenge det var snakk om en virus- og smitterelatert situasjon.

Eksisterende smittevern- og pandemiplaner

–Gjennom hele februar fikk vi jevnlig informasjon om koronautviklingen i andre land. Vi fikk også i oppgave å påse at kommunens smittevern- og pandemiplaner var oppdaterte, forteller Ydstebø fra sitt hjemmekontor, som i likhet med mange andre er spisebordet i stua.

Sammen med lederne for virksomhetene tilknyttet helse og velferd i kommunen, jobbet Ydstebø tidlig med å få oversikt over utstyr og risiko, legge til rette for å kunne ta imot flere pasienter fra sykehuset og rigge de ulike avdelingene for å forebygge og kunne håndtere en situasjon med smitte.

–Vi kartla også spesielt sårbare brukere, og la plan for oppfølging av dem.

Tett samarbeid med kommuneoverlegen
Lillian Ydstebø har hele tiden hatt et tett samarbeid med kommuneoverlege Hans Petter Torvik, som også har Sandnes som ansvarsområde.

–Han er svært erfaren, noe som har vært en stor styrke oppi dette, fastslår hun.

4. mars etablerte Gjesdal kommune en egen smitteverngruppe bestående av Ydstebø, leder for helse- bo og hjemmetjenester, Ingunn Lindefjeld, kommuneoverlege Torvik, næringssjef André Andreassen, i denne situasjonen kommunikasjonsansvarlig, personal og organisasjonssjef Linn Kristin Haga, samt leder for Helsestasjonstjenester og Familiesenter Synnøve Eidsaa.   

Alle tjenesteområdene ble deretter bedt om å kartlegge hva denne situasjonen ville kunne bety for dem, og legge plan for oppfølging.  Etter 4. mars har arbeidet til Ydstebø og beredskapsledelsen i kommunen og tjenesteområdet i stor grad dreid seg om å sørge for at innbyggerne og brukerne av tjenestene får den informasjonen de trenger, legge til rette for at avdelingen vet hvordan de skal forholde seg til smittevern og at de har nok helsepersonell å sette inn om situasjonen skulle kreve det.

– Vi har både rekruttert eksternt og kartlagt hvor vi har helsepersonell i egen organisasjon, sier hun.

Drar ut i tid
Utviklingen fremover er usikker, men en tror at antall smittetilfeller og personer med behov for sykehus gradvis vil stige fram mot mai og juni, med en topp i juli og august.

–For oss betyr det at sommeren blir annerledes enn vi er vant med. Normalt sett deler vi personalet i to, der første gruppe har ferie de fire første ukene, og andre de fire neste. I år må vi se annerledes på ferieoppsettet. Vi har dessuten allerede gitt beskjed om at virksomhetene må beregne flere ferievikarer.

De tre første ukene i mars har Lillian Ydstebø stort sett jobbet non stop. Den siste uken har det imidlertid være noe roligere. Nå ser det imidlertid ut til at barnehager og skoler skal gjenåpnes, tjenesteområdet Oppvekst arbeider mye med å legge til rette for at dette skal gjennomføres på en trygg måte.

–Folkehelseinstituttet har lovet å komme med gode rutiner og retningslinjer som vi kan bruke når det blir klarlagt hvordan dette blir, oppgir Ydstebø, som berømmer de rundt seg:

Løsningsvilje og samarbeid

–Jeg har opplevd at folk har stått enormt på og tatt stort ansvar. De har vært løsningsorienterte og fleksible, og det har vært veldig kjekt å se hvordan de ansatte har kastet seg uti en ny digital hverdag og tatt ting på strak arm.

Hun framhever ellers samarbeidet på tvers av tjenesteområdene i kommunen:
– I en krevende tid er det kjekt å se at vi drar i lag.

Ordfører Frode Fjeldsbø Skjermbilde   –Selv om vi befinner oss i en ekstraordinær tid, gir det midt oppi elendigheten en god følelse å oppleve hvor beslutningsdyktige og solidariske vi er. Det gjør meg stolt både som ordfører og gjesdalbu.

Ordfører Frode Fjeldsbø er imponert over innbyggere, kommuneansatte og folkevalgte i Gjesdal.

Digital ledelse
Perioden som for alvor startet 12. mars, da regjeringen stengte ned store deler av det norske samfunnet karakteriserer han slik:

–Denne situasjonen har tydeliggjort for oss hvilken sentral rolle folkevalgte spiller i et moderne samfunn. De store, viktige beslutningene er det vi som fatter.

Det planlagte kommunestyremøtet 16. mars ble utsatt til 30. mars og avholdet på nettløsningen «Teams».

Historiens første digitale kommunestyremøte karakteriserer han som «forbløffende bra». Selv var han godt i gang med daglige, digitale møter blant annet i beredskapsledelsen, men spranget fra 6-10 deltakere til 27 folkevalgte pluss ytterligere 6-8 personer, krevde et større forarbeid.

Kjøreregler for digitale møter

–Vi lagde blant annet kjøreregler for hvordan man skulle be om ordet og inviterte til to øvingssamlinger der vi gikk gjennom de tekniske løsningene for å sikre oss at alle fikk det til, og der vi også la fram prosedyrer for gjennomføring, forteller han.

Å sørge for at partigruppene stilte mest mulig forberedt og meldte inn saker de ønsket å diskutere på forhånd, var nok også en viktig årsak til at det digitale kommunestyremøtet 30. mars gikk nettopp «forbløffende bra».

Delegert myndighet

I denne tiden har ordfører Frode Fjeldsbø hatt et særskilt ansvar for at det politiske systemet skal fungere uten fysiske møtepunkter. Alle møter avholdes på Teams, og det har også vært nødvendig å sørge for at beslutninger kan tas uten at hele kommunestyret er samlet.

–Vi har vedtatt en struktur som gjør at om vi skulle havne i en situasjon der det ikke er mulig å samle kommunestyret, skal vi likevel kunne få det politiske apparatet til å fungere, oppgir han og forteller at dette er gjort i tråd med kommunelov og delegeringsreglement.

Forbudet mot Russetreffet i Kongeparken i mai 2020 ble for eksempel besluttet av formannskapet på vegne av kommunestyret.

–Dette ble gjort ut fra hastesaksargumentet. Russen var utålmodig, og jeg hadde flere medier på meg daglig.. Interessen for saken var stor, og vurderingen var at presset bare ville ha akselerert om vi skulle vente til neste kommunestyre, forklarer Fjeldsbø.

Ting fungerer
Han forteller at han i de snart fire ukene unntakstilstanden har vart, ikke har fått flere henvendelser enn normalt, noe han tolker slik:

–Det forteller meg at kommunen som organisasjon og alt det vi holder på med, fungerer godt. Jeg er imponert over lærere som driver hjemmeundervisning, helsevesen som jobber under stort trykk og innbyggere som slutter opp om tiltakene på en fabelaktig måte. Her får vi demonstrert kvaliteten i det norske og gjesdalske samfunnet; vi holder sammen når det røyner på.

Sammen med politisk ledergruppe, har ordføreren utarbeidet åtte tiltak for å hjelpe det lokale næringslivet. Disse ble vedtatt av kommunestyret 30. mars.

For næringslivet

–Det kan godt hende det kommer mer og større ting etterhvert, men i første omgang ser vi nå på framskyndelsen av kommunale prosjekter som rehabilitering av skoler, nybygg, infrastruktur og veiprosjekter.

Parallelt har han sammen med ordførerne i Sandnes, Sola og Stavanger i et brev til regjeringen uttrykt bekymring i forhold til næringslivet i regionen som nå er spesielt utsatt grunnet stor grad av oljeavhengighet.

Frode Fjeldsbø oppfordrer de som har anledning til å handle lokalt og «ikke putte pengene i madrassen».

Bruk penger og pass på hygienen!

–Vi må passe på å bruke like mye penger som vi ellers ville ha gjort, - benytte oss av take-away, skifte ut kjellervinduet eller varmepumpa og handle i de lokale butikkene. Det  bidrar til å holde hjulene i sving, sier han.

Helse- og omsorgsminister Bent Høie sa under pressekonferansen 6. april at vi per nå har fått koronasituasjonen under kontroll. Det betyr imidlertid ikke at vi kan slippe opp.

–Vi må fortsatt passe på hygienen, vaske hender skikkelig og ofte, holde avstand, redusere sosial kontakt, slik at fortsatt kan holde dette i sjakk, sier Fjeldsbø som er opptatt av at det trengs klare, nasjonale retningslinjer også når samfunnet skal begynne å gå tilbake til normalen igjen.

*********************************************************************************************

Folk ønsker tydelige retningslinjer

Kommunikasjonsansvarlig André Andreassen

Kommunikasjonsgjengen Skjermbilde    –Mange ulike informasjonskilder og hyppige endringer i retningslinjer var utfordrende i starten. Folk ønsker tydelige beskjeder, oppsummerer næringssjef André Andreassen etter nærmere en måned i unntakstilstand.

Så snart beredskapsledelsen ble satt, fikk han ansvaret som kommunikasjonsansvarlig i forhold til koronasituasjonen og det ble tidlig opprettet en egen gruppe for å ivareta oppgaven.

Kommunikasjonsteam
– Gruppen består av Inger Marie Refsland Voll fra politisk sekretariat, digitaliseringsansvarlig Anne Katrine Løklingholm Kjos og meg selv, sier han.

Gruppen har korte daglige møter for å avklare hva som bør formidles og i hvilken kanal informasjonen skal presenteres. Informasjonskildene er i hovedsak nasjonale myndigheter og interne føringer som blant annet besluttes i smitteverngruppen/beredskapsledelsen.

–Vi har latt oss imponere over den viljen folk viser til å gjøre de tiltakene som kreves. Erfaringen er at alle egentlig bare er på jakt etter klare retningslinjer på hva de skal og ikke skal gjøre, oppsummerer han.

Fire hovedmålgrupper

Kommunikasjonsarbeidet rettes i all hovedsak mot fire målgruppene:

• Innbyggere, næringsliv og lag og foreninger, med vekt på innbyggere
• Tjenestemottakere og foresatte
• Ansatte i Gjesdal kommune
• Media.

–Vi benytter forskjellige kanaler for å kommunisere med de ulike målgruppene. Overfor innbyggere er nettsiden vårt hovedvalg, men enkeltsaker løftes også frem i sosiale medier som Facebook og Instagram. For tjenestemottakere og foresatte går mye av kommunikasjonen direkte fra tjenesteområdene, eksempelvis benytter skolene sin egen kanal Schoollink for å kommunisere med foresatte. Når det gjelder ansatte i kommunen benyttes vårt intranett «Væren», samt epost og beskjed via nærmeste leder. Henvendelser fra media svarer vi i utgangspunktet på via epost eller på telefon, forklarer Andreassen

Gjesdalbuen og VG

Han forteller om hyppig dialog med Gjesdalbuen, som har vært viktig i informasjonsformidlingen og smiler når han forteller at det er spesielt å motta telefon fra VG sent en søndag kveld hvor de etterspør smittetall fra Gjesdal kommune.

–Informasjonsbehovene i denne krisen er store, fastslår han.

–Og en viktig lærdom at det er viktigere å tørre å gå ut med et budskap enn å la være.

Må ikke slippe opp
Arbeidet har vært enormt tidkrevende.

–I de to første ukene gikk stort sett alle våkne timer med. Men når de nasjonale retningslinjene begynte å komme på plass, roet også informasjonsbehovet seg og vi fikk en dreining fra smittevern til næringsliv. Veldig mange bedrifter står i en utrolig vanskelig situasjon og flere bransjer går tøffe tider i møte. Han viser til de nasjonale tiltakene, samt kommunens fokuspunkter for næringslivet som nylig ble vedtatt av kommunestyret hvor en sender et tydelig signal om at kommunen ønsker å bidra.

Av utfordringer framover nevner også Andreassen smitteverntiltakenes effekt.
–At Norge så langt i stor grad har lyktes, gjør at vi lett kan miste fokus. Det å opprettholde bevisstheten hos den enkelte på at vi fortsatt må tenke smitteverntiltak, blir svært viktig framover.